Privacybeleid

PRIVACYBELEID VAN C.O.V. EUPHONIA RHENEN

Christelijke Oratorium Vereniging Euphonia, hierna te noemen ‘Euphonia’, hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en van andere relaties. Euphonia houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.

Dit privacyreglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Euphonia verwerkt van haar leden, projectleden, dirigent, repetitor, donateurs, zakelijke relaties en concertbezoekers.

Als u lid wordt van Euphonia, of om een andere reden persoonsgegevens verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken. Wij adviseren u om deze privacyverklaring goed door te lezen en te bewaren.

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de registratie en bescherming van de persoonsgegevens is het bestuur van Euphonia. De secretaris is als functionaris gegevensbescherming belast met de verwerking van deze gegevens. Het secretariaat is bereikbaar via cov.euphonia@gmail.com.

2. Welke gegevens verwerkt Euphonia en voor welk doel

2.1 In het kader van uw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens opgenomen in de ledenadministratie:

1. Voor- en achternaam
2. Adres, woonplaats
3. Telefoonnummer(s)
4. E-mailadres
5. Bankrekeningnummer
6. Pasfoto
7. Geboortedatum
8. Stemsoort
9. Ingangs- en beëindigingsdatum lidmaatschap.

Uw voor- en achternaam (1) en e-mailadres (4) worden vanzelfsprekend bekend gemaakt via de ledenlijst. Via de toestemmingsverklaring wordt gevraagd of u akkoord gaat dat de persoonsgegevens onder de nrs. 2, 3, 6 en 7 met de leden worden gedeeld via de ledenlijst.

2.2 Euphonia verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Naam en e-mailadres worden gebruikt voor het doorgeven van informatie die de leden van Euphonia moeten weten en voor het plannen van activiteiten.

Versturen van e-mails gebeurt in BCC.

• Adresgegevens en geboortedatum worden gebruikt voor het meeleven met de leden in vreugdevolle en verdrietige tijden.
• Telefoonnummer wordt gebruikt in geval van calamiteiten.
• Bankrekeningnummer is belangrijk voor het innen van de contributie.
• Uw foto wordt gebruikt voor het smoelenboek.
• Stemsoort is nodig om uw plaats in het koor te bepalen.
• De ingangsdatum lidmaatschap is van belang voor een jubileum.
• De datum van beëindiging lidmaatschap is van toepassing wanneer de persoonsgegevens verwijderd moeten worden (zie punt 4).

3. Met wie deelt Euphonia uw persoonsgegevens?

De bestuursleden ontvangen regelmatig een actuele ledenlijst in PDF.

Voor de leden ligt een papieren versie van de ledenlijst en van het smoelenboek ter inzage bij de presentielijsten.

Persoonsgegevens van bestuursleden, dirigent en repetitor worden voor zover noodzakelijk verstrekt aan:

• de Kamer van Koophandel
• de Koninklijke Christelijke Zangersbond (KCZB)
• bij aanvragen van subsidie
• orkesten en solisten

Voor het overige delen we uw gegevens niet met anderen.

4. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Na opzegging van het lidmaatschap wordt het koorlid schriftelijke toestemming gevraagd voor het bewaren van naam en e-mailadres, bijvoorbeeld voor het uitnodigen voor concerten of andere evenementen.

Bij geen toestemming worden de persoonsgegevens na een half jaar verwijderd.

5. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

5.1 Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft Euphonia passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Het ledenbestand is alleen aan te passen door de secretaris. De gegevens zijn beveiligd met een gebruikersnaam/wachtwoord.

5.2 Na vaststelling van een datalek, wordt dit door de voorzitter gemeld bij Meldpunt Autoriteit Persoonsgegevens.

• Voor de verwerking van de gegevens op onze website maakt Euphonia gebruik van diensten van derden, de zogenaamde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst.

6. Inzagerecht, verwijdering en vragen, klachten

6.1 Via de secretaris van Euphonia kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Euphonia zal uw verzoek in behandeling nemen en u hierover informeren. Vragen over persoonsgegevens van een ander dan de eigenaar worden niet in behandeling genomen.

6.2 Indien u klachten hebt over de wijze waarop Euphonia uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.

• Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan de secretaris via cov.euphonia@gmail.com.

7. Inzage privacyverklaring/wijzigingen

Het privacy beleid van COV Euphonia is via een link op de website in te zien of op te vragen bij de secretaris. Op basis van wetgeving kan het privacy beleid worden bijgesteld, de wijzigingen worden via e-mail en via de website van Euphonia gemeld.

 

 

Vastgesteld door de algemene ledenvergadering van COV Euphonia

Op 14 mei 2019.